自救指南 25
知道什么事情对自己而言最重要
重要之事，
绝不可受芝麻绿豆小事的牵绊。
——歌德
艾力是一家公司的总裁助理，每日工作事务繁多，但她处理
得井井有条，是总裁的得力帮手，薪水连涨。细心的她发现，公司里有一些员工在执行任务时总是拖延，比如周一要递交的重要文件，总得催上两三次，才能送到总经办。问及原因，就是一句“事情太多”“忙忘了”。在艾力看来，其实就是做事不分主次，不知轻重缓急。
观察了几个星期后，艾力还发现，有些员工在工作时间并不是很用心，而是在聊天、刷网页，甚至偷偷玩游戏……临近下班才开始焦头烂额地忙活，有时要熬到夜里九十点钟才回家。到了第二天，又循环往复地继续前一日的模式。
心而论，那些习惯拖延的员工，本身承担的工作任务并不繁重，可他们却总在加班，搞得比总裁都累。有一次下班前，她看到某位同事又在赶进度，就善意地“提醒”了一句：“又要加班呀？我有个提升效率的办法，不知道你愿不愿意试试？”一听说能摆脱加班的烦恼，同事自然想“取取经”。
艾力说：“前一天下班时，把自己第二天要做的事写下来，再用四象限法则合理地按顺序标注……”同事听得有点懵，这是什么意思？为了给同事解释清楚，艾力说：“稍后我给你发一PPT，专门介绍四象限法则的，你看了就明白了！”
有拖延问题的人，在做事方面过于“随性”，胡子眉毛一把抓。
结果，一不小心就把重要的事情拖到了最后。殊不知，做事有有后，循序渐进，才是保持高效的根基。如果做事时分不清轻重缓急，不知道哪些事该先做，哪些事可以放一放，就会陷入瞎忙的状态中，把自己弄得既狼狈又疲惫。
四象限法则
四象限法则是管理学家科维提出的一个时间管理理论：把工作按照“重要”和“紧急”两个维度划分为四个象限：紧急又重要、
重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。
第一象限：重要又紧急的事
这类事情是最重要的事，且是当务之急要解决的，需要优先处理。对于医生来说，给病人做手术、进行医学治疗是刻不容缓的事，绝不能拖延；对于律师来说，准备好充足的材料，及时走上法庭为自己的当事人辩护，也是最重要的事情；对于外卖员来说，按时把餐食送到顾客手中，同样是最重要的事情。所以，重要且紧急的事情，应当立即去做。
第二象限：重要但不紧急的事
运动、健康饮食、学习舞蹈、研读某本专业书籍、建立一段亲密关系……这些事情不是迫切的、当下必须完成的，却对我们的人生有长远的影响，需要制订长期的计划，循序渐进地完成，这类事情就属于“重要但不紧急的事”，可以放在次要位置，按部就班地去执行。
第三象限：紧急但不重要的事
突然收到的朋友的邀约，接到充值话费的短信，或是快递员提醒你取快递……这些事情在生活中很常见，都属于“紧急但不重要”的范畴。由于其紧急性，常常使我们产生错觉，认为“这件事情很重要”。其实，这类事情大多是可以推辞或在一定程度上往后推迟的，应在时间充裕的时候处理，以避免打乱我们原本的计划。
第四象限：不紧急也不重要的事从字面意思可知，这些事既不紧急也不重要，不值得去做。
可现实的情况恰恰相反，许多人都被这类事情缠绕了，看无聊的小说、刷微博、看短视频、工作过程中回复社交消息，宝贵的时间白白被消耗。我们的时间和精力很有限，这些事能不做就不做，如果非要做，就给自己限定时间，如聊天半小时、看小说20 页，时间一到立刻停止。
你可能也发现了，四象限法则是以“价值”为基础对事情进行划分的。我们做任何事情都脱离不了其价值意义，虚度年华、浪费时光，不是智者的选择。
需要注意的是：“重要但不紧急的事”（第二象限，如运动、健康饮食、写一本书）往往是最耗费时间和精力的，也需要一个长期的计划，如果不能循序渐进地去执行，其最后就会变成“重要又紧急的事”（第一象限），可因为难度大、内容多，往往很难在短期内完成，就会导致拖延，甚至引发严重的后果（产生慢性病、无法如期截稿等）。
现在，请你试着将要做的事情分别填入四个象限，思考一下应该先做什么，后做什么。同时，知晓哪些事情需要循序渐进地做，不能一日拖一日。唯有心中有数，忙而有序，才能让生活远离狼狈，实现一个个预期的目标。
自救指南 26
停止多任务处理，一次只做一件事情一心多用就像是打网球时用了三个球，你以为你能面面俱到，以为自己的效率很高，可以同时做两件或者多件事情，实际上不过是你的意识在两个任务之间快速切换，而这每一次切换就会浪费一点时间和效率。
——爱德华·哈洛威尔
凯文是新晋的管理人员，他深知清单思维在工作中的重要性。
在这个追求效率的时代，如果不具备清单思维，很容易变成热锅上的蚂蚁，被堆积如山的小事搅乱心情。所以，他在工作中一直保持使用清单的习惯，把每天、每周要做的事情列出来，遵循先重后轻、先紧后松、先急后缓的原则，科学地进行排序。
自从晋升为主管后，凯文发现，即便有了这样一份清单，情况也没有预想得那么乐观。他在工作中经常会碰到这样的状况：
会议上正在探讨下个季度的营销方案，而他却想着没有完成的招商会的演示文稿；明知道不能开车时打电话，却总是这样做；一边按照清单计划回复邮件，一边听下属汇报月工作小结……似乎，总有些零零碎碎的东西，让凯文的工作清单陷入被动的境地，这令他感到很郁闷，不知道该怎样平衡。
凯文的问题在于，他经常同时处理多件事，导致注意力不自觉地发生偏移，无法集中到要做的事情上。在这个过程中，注意力的整体消耗是很大的，但效果却不理想。
神经学家发现：人的大脑通过语言通道、视觉通道、听觉通道、嗅觉通道等来处理不同的信息。每一种通道，每次只能处理一定量的信息，超过了这个限度，大脑的反应能力就会下降，非常容易出错。大量的事实也证明：习惯分散精力同时处理多项事务的人，最后平均花在每件工作上的时间，要比集中精力去处理这件工作的时间，多出20% 以上！
大脑的资源有限，同时间处理不同的事情，资源的消耗会加速，影响我们的精神状态和工作效率。要摆脱拖延症、告别低效能，就必须学会在同一时间内减少大脑里装载的东西，让大脑更好地按照特定的秩序去处理问题。
同一时间，只做一件事情针对凯文所遇到的问题，他要做出的改变是——停止多任务同时进行，不要让大脑从这件事到另一件事来回地跳跃，更不要试图在同一时间做很多的事；要保证在同一时间内，集中全部的精力，处理最重要的一件事！
那么，如何做到同一时间，只专注于一项任务呢？全球时间管理术第一人里奥·巴伯塔，曾经提出过一些有效的建议，我们可以将其中的一些作为自救指南的参考：
自救指南1：把重要的事情放在第一位我们在任务排序上也讲过，重要的事情要放在前面做，对任务进行优先级划分。在做完这件事之前，别的事都不要做。完成后，短暂休息一下，再开始做下一件“头等要务”。如果一个上午，能够完成两到三项重要的任务，剩下的时间，就算是额外收获了。
自救指南2：做事时排除外界的干扰做一项任务的时候，尽量排除外界的干扰。如果有可能的话，可以关闭邮箱，断开网络，手机静音，专注于手头的任务，做完之前不要去想其他的事。如果你特别想查看邮件，或者做其他的事，可以让自己暂停片刻。做几次深呼吸，调整好心态，再重新回到手头的工作上来。
自救指南3：临时任务可以暂缓处理
如果中途有其他的事项“空降”，你可以先把它记录在本子上，作为“待办事项”，然后回到手头的工作上来，切忌被它牵着走。
自救指南4：必须中断时要做好标记
有些时候，“空降”的任务十分紧急，刻不容缓。遇到这样的情况，要把手上的工作做好标记，知道进行到了哪一阶段，把所有相关的文件和记录整理好，暂搁在一旁；或者建立名为“处理中”的文件夹。
这样当你重拾这项任务时，就可以迅速地找到“中断点”，恢复工作。
自救指南5：完成任务后要进行整理
完成手上的工作任务后，要进行必要的整理工作，如清理电子邮件，保存相关文件等。同时，把新任务（临时的任务）加进日待办清单，重新规划日程安排。
即时通信的时代，海量的信息总会不时地袭来，如果不知道如何处理多项任务，只是跟着即时的状况走，那么很快就会不堪重负。同一时间只处理一项重要的任务，既是一种能力也是一种方法，它能够帮助你在混乱的环境中摆脱惶恐和焦躁，按照自己的节奏，有条不紊地把多项任务逐一地处理好。
自救指南 27
别为不值得的事虚耗时间和精力那些不善加利用他们的时间的人，
往往是第一个跳出来抱怨时间短暂的人。
——让·德·拉布吕耶尔
国际知名设计师安德鲁·伯利蒂奥，在利用时间上简直是一个“狂人”，他不愿错过一分一秒，所有认识他的人都说：“看，安德鲁·伯利蒂奥真是太会珍惜时间了！”
安德鲁每天都要花费大量的时间进行设计和研究，除此之外还要处理许多其他方面的事务，忙得不可开交。他总是风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，不放心把事情交给任何人，事事都得亲自过问、亲自参与才放心。时间长了，他自己也觉得很累。
有朋友问他：“为什么你的时间总是不够用呢？”
安德鲁笑着说：“因为我要负责的事太多了！”
后来，一位教授语重心长地跟他讲：“人，大可不必那样忙！”
这句话点醒了安德鲁。他忽然意识到，自己每天忙得不可开交，但大部分的时间都花在了七零八碎的事情上，真正有价值的设计作品全是靠着挤出来的一点儿工夫创作出来的。
如梦初醒的安德鲁，改变了以往的做事方式：把无关紧要的小事交给自己助手，自己则全身心地投入到最有价值的事情上。
很快，他的传世之作《建筑学四书》问世了。至今为止，这部作品仍然被许多建筑师誉为“圣经”。
做不值得的事会带来什么？
成功学大师拿破仑·希尔，曾经归纳了条做不值得的事情的坏处：
第1 条：不值得做的事情会让你误以为自己完成了某些事情。
第2 条：不值得做的事情会消耗时间和精力。
第3 条：不值得做的事情会浪费自己的有效生命。
第4 条：不值得做的事情会生生不息。
每天列出3 件最重要的事
为了不把时间浪费在不值得做的事情上，建议大家在每个工作日的早上，列出当天要完成的3 件最重要的事，并按照重要性
的排列，先专心地做完第一件，再做第二件、第三件。
只需要一个月的时间，你就会发现自己的工作效率得到了明显的改善，甚至你可能完成了看起来要花费两三个月才能做完的
事情，时间似乎也变得“多”了起来。
作家李敖在《选与落选》中提到人生的选择：“你的生命是那么短，全部生命用来应付你所选择的，其实还不够；全部生命
用来做你只能做的一种人，其实还不够。若再分割一部分生命给‘你最应该做的’以外的——不论是过去的、眼前的、未来的，都是浪费你的生命。”
每列出3 件最重要的事，其实就是在帮你作选择，让你把时间和精力用在最值得的事情上，免遭琐事的干扰。对绝大多数人来说，一生中的多半时间都是花在无关紧要的事情上。当你养成了只做有价值之事的习惯，你就等于得到了比他人多出1 倍以上的时间和精力。
自救指南 28
待办事项清单，不是越长越好时间管理的实质是工作效率，其中的差别好比节食和保持健康之间的关系。
你想怎么节食都行，但节食不一定会让你更健康。
——乔丹·科恩
前一天晚上，露西拿出一张纸，思考第二天要做些什么。然后，她把它们列成了一个清单。之后，露西安心地睡去，期待着明天可以有饱满的精神，把这些待办事项全都处理好。
第二天，露西很努力地遵从清单上的内容和顺序去完成任务，没想到的是，计划赶不上变化，中间发生了很多意外的状况——
公司临时召开会议，老板安排她协助一位新同事完成报表，她没有办法拒绝这些事情，因为它们也是日常工作的一部分。
不知不觉，就到了下班的时间。露西望着自己的清单，叹了一口气，上面列出的7 个待办事项，只完成了3 个，还有两件事情压根儿都没有开始。这样的结果，让露西内心涌现出了一丝挫败感和沮丧感，她想不通：“为什么每次给自己列的清单总是完不成？”
你有没有在露西的经历中，瞥见一点点熟悉的影子？待办事项清单，几乎是现代人在工作或生活中的一部分，人们不论准备做什么事情，或想达成什么目标，都会把它添加到清单中。列清单的过程是很振奋人心的，但这份激动往往也只存在于书写的那一刻，至于清单上的事项能否实现，很多人似乎并没有考虑到。
下面的这组数据，来自于某团队的任务管理软件：
待办清单中41%
的任务不会被完成；待办清单中50%
的任务在1 天内完成；待办清单中18%
的任务在1 小时内完成；待办清单中10%
的任务在1 分钟内完成；完成的事情中只有15%
来自待办清单。
列清单容易，执行却不易上文的数据阐述了一些经常被忽视的事实：我们并不太擅长按照清单来执行任务。
我们完成的任务，大都是一些不需要花费太长时间的小任务；
我们实际完成的任务，与原计划存在很大的偏差。换句话说，我们都会列清单，但很少按照清单去行事；想做的事情很多，真正完成的却很少。
制订待办事项清单的要点为什么制订了待办事项清单，最后却没能发挥出清单应有的效用呢？
有人不免对清单产生了质疑，认为它也没有想象中那么好用！
事实上，不是清单没有效用，而是制订的清单本身存在问题！下面有几条自救指南，可以让你有效地了解制订待办清单时容易出现的错误，以及解决策略。
自救指南1：避免清单事项混杂，要分清主次缓急不少人只是列出了自己想做的、要做的事，没有划分任务等级，只需要几分钟就能完成的事情和需要几个月才能完成的事情全都混在一起。制订了这样的清单，会出现什么结果呢？
在随机查看清单的时候，如果我们不知道接下来要完成哪一件事，那么出于本能，我们往往会选择最简单的、最容易搞定的事情，而不是最重要的事情，更不是花时间和精力更多的那个事情。
那些被“筛掉”的事项，却被搁置和拖延了。所以，列清单时要融合“四象限法则”，分轻重缓急。
自救指南2：避免清单列表太长，适当缩减既定任务有些人列的待办清单特别长，包含大量的任务，有些任务拖到了下班都没办法完成。于是，又顺理成章地延续到第二天、第三天、第N 天。每天遗留下来的任务越多，对我们的负面影响越大，这些未完成的待办事项清单，会打击士气，让人丧失动力。
解决这一问题的方案很简单：缩减每日待办清单中的任务，需要关注的项目越少，越不容易拖延。至于要制订几项任务，要根据自己的工作时间、任务难度进行合理安排，不能简单地规定“每天必须完成5 件事”，要通过实践找到适合自己的节奏。
自救指南3：避免在形式上浪费时间、分散注意力我见过一些朋友用手机制作的清单，光看形式和美化度，就知道花费了不少时间。我也尝试过这种方法，可现实往往是，刚打开APP
想计划做一件事，却临时收到了一条微信，注意力立马就被带跑了。等想起了还有待办事项时，脑子里的画面还是朋友圈的美照……这种方法太容易分神并导致拖延。制作清单，实用性比形式更重要。
自救指南4：避免单纯地罗列任务，要有具体方案
制订清单的时候，不能只标注一个任务名称，还要有这项任务的具体方案和程序。正确的做法是：把这个任务进行拆分，附加详细的说明，知道通过清单要实现什么目的、要执行哪些具体的步骤、项目什么时候可以达成。完成了这一思考过程，在真正执行的时候就不需要再花时间梳理程序，而是可以把精力放在真正需要创造力的地方。
说了这么多，就是想强调一个重点：在理想的情况下，我们应该能够根据清单所列的内容，逐一地完成各个待办事项。如果总是出现“想做的事很多，完成的事很少”的情况，就要重新审视你的待办事项清单，很有可能是清单出了问题。
