你是否有想法没思路:想法是模糊的创意,思路是可执行的途径。
林秋的团队里有一个叫范统的人。范统是项目专员,入职两年,脑子活络,点子很多。每次团队讨论问题,他总是第一个举手发言,提出各种“好想法”。比如,公司要提高客户满意度,他说:“我们应该建立一个客户反馈系统,实时收集客户的意见。”比如,项目经常延期,他说:“我们应该引入敏捷开发方法,加快迭代速度。”比如,团队协作效率低,他说:“我们应该用一个新的项目管理软件,把所有的任务都数字化。”
他的想法听起来都很有道理,大家一开始也很兴奋。但问题是,他的想法从来没有落地过。他说“建立一个客户反馈系统”,说完就完了。没有需求分析,没有方案设计,没有技术选型,没有实施计划。他说“引入敏捷开发方法”,说完也完了。没有培训,没有试点,没有调整,没有推广。
久而久之,大家对他的“想法”已经麻木了。每次他提出一个新想法,大家就笑笑,说“范统又来了”,然后该干嘛干嘛。
林秋注意到这个问题,找范统谈话。
“范统,你知道你的想法为什么总是落不了地吗?”
范统说:“因为大家不配合。我觉得我的想法都很好,但没人愿意去做。”
林秋说:“不是大家不配合,是你的‘想法’只是‘想法’,不是‘思路’。想法是‘我想做什么’,思路是‘我怎么做’。你想去北京,这是想法。你规划好路线、订好车票、收拾好行李,这是思路。你只有想法没有思路,你永远到不了北京。”
她接着说:“我给你讲一个故事。你知道武岳吗?他以前也和你一样,有很多想法,但落不了地。后来他学会了把想法拆解成步骤和措施,一件一件去做,现在已经是高级项目经理了。他的秘诀是什么?不是他的想法比别人好,是他能把想法变成可执行的思路。”
范统问:“那怎么把想法变成思路?”
林秋说:“你问自己五个问题。第一,这个想法要解决什么问题?第二,解决这个问题需要哪些步骤?第三步,每一步需要什么资源?第四,谁来做?第五,怎么衡量成功?你把这五个问题回答清楚,你的想法就变成了思路。”
她拿出一张纸,在上面写了五个词:问题、步骤、资源、责任、标准。
“你试试看,用这五个词来梳理你的‘客户反馈系统’的想法。”
范统想了想,说:“问题是客户满意度下降,我们需要及时了解客户的意见。步骤是……第一步,调研现有反馈渠道的问题;第二步,设计新的反馈表单;第三步,开发或购买反馈系统;第四步,培训员工使用;第五步,上线运行。资源需要……需要IT部门支持,需要预算购买系统,需要时间培训。责任……谁来调研?谁来设计?谁来开发?谁来做培训?标准……系统上线后,客户反馈率提升多少?处理反馈的时间缩短多少?”
林秋说:“你看,你把这五个问题回答完,你的想法就不再是‘建立一个客户反馈系统’这种空话了,而是一个有步骤、有资源、有责任、有标准的项目计划。这才叫‘思路’。”
范统说:“可是,我想不到这么细。我只知道大概的方向。”
林秋说:“想不到,就去想。想不出来,就去问。问别人,查资料,做调研。思路不是天上掉下来的,是‘想’出来的、‘问’出来的、‘查’出来的。你花的时间不够,所以你的想法永远是模糊的。你花足够的时间把模糊变清晰,你的想法就变成了思路。”
范统决定试一试。
他选了自己最近提出的一个想法——“用新的项目管理软件来提升团队效率”。以前他只是随口一说,这次他认真地把五个问题过了一遍。
问题:当前团队使用的项目管理软件功能落后,任务跟踪不透明,信息同步不及时,导致项目延期和沟通成本高。
步骤:第一步,调研市场上主流项目管理软件的功能和价格;第二步,根据团队需求筛选出2-3款候选软件;第三步,申请试用账号,组织团队试用一周;第四步,收集试用反馈,确定最终选型;第五步,制定迁移计划,把现有项目数据迁移到新软件;第六步,组织全员培训;第七步,正式上线,旧软件停用。
资源:需要预算,每年大约XX元。需要IT部门支持数据迁移。需要时间,预计两个月完成。
责任:调研和筛选由范统自己负责;试用和反馈由全体项目组成员参与;数据迁移由IT部门配合;培训由范统组织。
标准:新软件上线后,任务更新延迟时间从平均2天缩短到4小时以内;项目进度可视化率达到100%;团队满意度评分从3.5分提升到4.5分以上。
范统把这份“思路”整理成了一份提案,发给了林秋。林秋看完后说:“这才是可以讨论的东西。你以前只说‘我们换个软件吧’,大家不知道换什么、怎么换、花多少钱、有什么好处。现在你有步骤、有资源、有责任、有标准,大家就可以评估这个想法值不值得做。如果值得,就按你的思路去执行。”
她把提案发到了部门群里,让大家讨论。有人支持,有人反对,有人提出了修改意见。经过两轮讨论,团队决定采纳这个想法,并按照范统的思路推进。范统作为负责人,一步步落实。三个月后,新软件上线,团队效率明显提升,项目延期的次数减少了40%。
范统尝到了甜头。他开始用同样的方法梳理自己其他的想法。有些想法在梳理过程中发现“不可行”——要么成本太高,要么资源不足,要么不符合公司战略。他主动放弃了,不再像以前那样随口说。有些想法在梳理过程中发现“可行但需要调整”——他根据实际情况修改了步骤和标准,变成了可执行的方案。
一年后,范统从一个“想法多但落地少”的人,变成了一个“既能想又能做”的人。他的提案通过率大大提高,他的项目执行能力也得到了认可。
他来找林秋,说:“林姐,我现在终于明白了。以前我觉得自己有想法就是聪明,别人不执行是别人的问题。现在我知道了,有想法只是起点,有思路才是能力。你把想法变成思路的过程,就是把你从‘空想家’变成‘实干家’的过程。”
林秋说:“你能这样想,就对了。想法是廉价,思路是稀缺。 每个人都有想法,但不是每个人都有能力把想法变成可执行的思路。你掌握了这个能力,你就比别人强。”
她接着说:“你知道为什么很多创业公司会失败吗?不是因为创始人没有想法,而是因为创始人只有想法没有思路。他们想做一个伟大的产品,但不知道怎么做、怎么卖、怎么赚钱。他们想改变世界,但连自己的团队都管不好。想法很好,思路缺失,结果就是失败。”
范统后来在公司内部做了一次分享,题目叫《从想法到思路:我的五问法》。他说:“我以前是一个‘想法贩子’。我每天都有新点子,但每个点子都停在嘴上。同事们一开始还觉得我聪明,后来就觉得我‘不靠谱’。因为我的想法从来没有变成现实。”
“后来我学会了‘五问法’。每当我有一个想法,我就问自己五个问题——要解决什么问题?需要哪些步骤?需要什么资源?谁来负责?怎么衡量成功?答不上来,我就不说。答上来了,我才去和别人讨论。”
他分享了自己的“五问法”的五个要点。
第一问:问题。你的想法要解决什么具体问题?不要说“提升效率”,要说“项目任务更新延迟导致信息不同步”。问题越具体,你的想法越有针对性。
第二问:步骤。把想法拆解成可执行的动作。第一步做什么?第二步做什么?最后一步做什么?步骤越细,执行越容易。
第三问:资源。你需要什么资源?钱、人、时间、技术、权限。你把这些资源需求列清楚,别人才能评估值不值得投入。
第四问:责任。谁来做?不要只说“我们”,要说“我负责什么,张三负责什么,李四负责什么”。责任到人,才不会扯皮。
第五问:标准。你怎么知道做成了?用什么指标来衡量?不要说“提升效率”,要说“任务更新延迟时间从2天降到4小时”。可衡量的标准,才能判断成功还是失败。
他的分享在公司内部引起了很大的反响。很多“想法多但落地少”的同事开始用“五问法”来检验自己的想法。有人发现自己的想法根本经不起五问,就不再浪费时间讨论了。有人发现自己的想法虽然好但资源不够,就先放一放,等条件成熟再说。有人发现自己的想法经过五问之后变得更清晰、更有说服力,顺利拿到了资源。
林秋后来在公司内部做了一次分享,题目叫《想法不值钱,值钱的是思路》。她在分享中讲了三个要点。
第一,想法是免费的,思路是付费的。每个人都可以有想法,但把想法变成思路需要时间、精力、智慧。所以,市场愿意为思路付费,不愿意为想法付费。你有思路,你就有价值。
第二,思路是可以训练的。不是天生就会,而是可以后天学会。每次有想法,强迫自己回答“问题、步骤、资源、责任、标准”这五个问题。练得多了,就变成习惯了。习惯了,就不用刻意去想了。
第三,不要害怕把想法“杀死”在思路阶段。你用五问法检验一个想法,发现它不可行,你就果断放弃。这不是失败,这是节省时间。你避免了花几个月去做一件根本不该做的事,这就是成功。
分享结束后,范统来找林秋,说:“林姐,我现在每天都会问自己——今天我有哪个想法变成了思路?”
林秋说:“答案是什么?”
范统说:“今天我想了一个新方法,可以减少项目会议的时间。我用五问法梳理了一下,发现需要改动现有的会议流程,可能会引起一些人的抵触。我觉得暂时不可行,就先放下了。但我不会放弃这个想法,我会继续观察,等合适的时机再提出来。”
林秋说:“很好。你不是把想法扔掉了,你是把它存进了‘想法银行’。等时机成熟了,再取出来用。这也是一种思路。”
范统把这句话记在了心里。
后来,范统被提拔为项目经理,负责一个跨部门的复杂项目。项目启动会上,他拿出了一份详细的“思路图”,把项目的目标、步骤、资源、责任、标准全部列清楚。各个部门的负责人看了之后,都觉得“这个项目靠谱”,当场表态支持。
项目顺利推进,按时交付。客户在验收时说:“你们是第一个把项目计划做得这么清晰的供应商。我们对接起来非常顺畅。”
范统知道,这份清晰,来自于他从“想法”到“思路”的修炼。他不再是那个只会说“我觉得”的人,而是一个能说“我计划”的人。
他合上笔记本,在封面上写下:“想法是种子,思路是耕耘。只有耕耘,才能收获。”